Autoevaluación de estándares mínimos (Resolución 0312 de 2019) paso a paso

La autoevaluación de los estándares mínimos es la foto del SG-SST de su empresa: le dice qué tiene, qué le falta y por dónde seguir. Parece un trámite grande, pero si va en orden se hace en una jornada de trabajo, y el resultado le sirve para planear todo el año.

Qué es y quién la hace

La autoevaluación es la revisión, punto por punto, de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que exige la Resolución 0312 de 2019, dentro del marco del Decreto 1072 de 2015.

La hace el responsable del SG-SST, con la participación del COPASST o del vigía de seguridad y salud en el trabajo, y con la firma del representante legal. Se hace una vez al año: muchas empresas la hacen al cierre del año, para que el resultado alimente el plan de trabajo del año siguiente.

Paso 1: ubique cuántos estándares le tocan

Todo empieza por saber qué tabla le aplica:

• Hasta 10 trabajadores, riesgo I, II o III: 7 estándares.
• De 11 a 50 trabajadores, riesgo I, II o III: 21 estándares.
• Más de 50 trabajadores, o riesgo IV o V sin importar el tamaño: los 60 estándares.

El número de trabajadores incluye a todos los que trabajan para la empresa, y la clase de riesgo es la que le asignó su ARL.

Paso 2: reúna las evidencias antes de calificar

La autoevaluación no se responde de memoria: cada estándar se califica con evidencia. Antes de sentarse a calificar, tenga a la mano:

• La designación del responsable del SG-SST, con su licencia y el curso virtual de 50 horas.
• Las planillas de afiliación a la seguridad social.
• La política y los objetivos del sistema, firmados.
• La matriz de peligros y las medidas de control.
• El plan anual de trabajo y el plan de capacitación, con lo ejecutado.
• Las evaluaciones médicas ocupacionales.
• Los registros de inspecciones, capacitaciones, incidentes y accidentes.
• Las actas del COPASST o del vigía.

Si una actividad se hizo pero no quedó registrada, para la autoevaluación no existe. Por eso conviene ordenar las evidencias durante el año y no la semana antes.

Paso 3: califique cada estándar

Cada estándar tiene un valor dentro del total de 100 puntos, y se califica así:

• Cumple totalmente: suma su valor completo.
• No cumple: suma cero.
• No aplica: suma su valor completo, siempre que deje escrita la justificación.

En la tabla de los 60 estándares, el peso se reparte según el ciclo de mejora continua: planear vale el 25 %, hacer el 60 %, verificar el 5 % y actuar el 10 %. Por eso el grueso del puntaje está en lo que se hace todos los días: la gestión de la salud, de los peligros y de las emergencias.

Paso 4: lea el resultado

El puntaje final se lee así:

• Más de 85 %: aceptable. Mantenga el sistema y siga mejorando.
• Entre 60 % y 85 %: moderadamente aceptable. Haga un plan de mejoramiento.
• Menos de 60 %: crítico. Haga un plan de mejoramiento de inmediato, con seguimiento cercano.

Un puntaje bajo en el primer año es normal. Lo importante es que el plan de mejoramiento muestre cómo va a subir.

Paso 5: el plan de mejoramiento

Por cada estándar que no cumple, escriba una acción concreta, con responsable y fecha. Ese plan se vuelve parte del plan anual de trabajo del SG-SST, y la autoevaluación del año siguiente le muestra cuánto avanzó.

El resultado de la autoevaluación y el plan de mejoramiento quedan como evidencia del sistema, firmados, y se reportan al Ministerio del Trabajo por el medio que este disponga.

Los errores que más se repiten

Calificar sin evidencia. Marcar «cumple» porque «eso sí lo hacemos» infla el puntaje y deja la sorpresa para la auditoría.

Usar la tabla equivocada. Una empresa de 12 trabajadores que se califica con 7 estándares deja por fuera 14 que sí le aplican.

Hacerla y guardarla. La autoevaluación vale por el plan que sale de ella. Si el plan no se mueve, el puntaje del año siguiente será el mismo.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto se hace la autoevaluación?

Una vez al año. Con el resultado se arma el plan de mejoramiento y el plan de trabajo del año siguiente.

¿Quién firma la autoevaluación?

El responsable del SG-SST y el representante legal de la empresa.

¿Qué pasa si saco menos de 60 %?

El sistema queda en estado crítico y debe hacer un plan de mejoramiento de inmediato, con seguimiento. El puntaje se recupera con acciones concretas y evidencias, no con documentos nuevos que nadie usa.

¿Un estándar que no aplica me resta puntos?

No, siempre que deje escrita la justificación de por qué no aplica a su empresa.

En AmigaHSEQ la autoevaluación sale casi sola

En AmigaHSEQ su SG-SST (Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019) está organizado por estándares, con la numeración oficial de la Resolución 0312. Cada estándar tiene sus documentos en Word y Excel listos para adaptar, sus tareas con responsable y fecha en el calendario y sus evidencias en el mismo lugar. Y la auditoría automática le muestra qué está conforme y qué le falta, para que la autoevaluación no sea una búsqueda de papeles. El PESV va incluido (Resolución 40595 de 2022).

Desde $39.900 al mes. Pida su demostración y le dejamos 30 días para probarlo con su equipo. Si prefiere solo los documentos, tenemos el paquete documental del SG-SST, con una carpeta por estándar.

Este artículo es orientativo. Antes de tomar decisiones, confirme con la norma vigente y con su ARL los estándares que le corresponden.